czym jest rodo dla fotografa

POTWÓR ZWANY RODO

RODO to ostatnio bardzo głośny temat i wszędzie go pełno. O czym powinieneś wiedzieć, jako fotograf? Na co zwrócić szczególną uwagę? Czy od 25 maja żyjemy w nowej rzeczywistości?

 

Pewnie masz już dosyć RODO, bo ostatnio sporo się o nim mówi i pisze. Weźmy jednak poprawkę na to, że nieznajomość prawa szkodzi - nieprzestrzeganie nowych zasad może odbić się czkawką niejednemu fotografowi. Jak w takim razie nie zgubić się w morzu różnych informacji?

 

Postanowiliśmy ułatwić Ci zadanie i usystematyzować temat - odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania w tej kwestii.

 

Co to jest to RODO?

 

 

Te złowrogo brzmiące cztery litery to nic innego, jak skrót od słów: Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, czyli aktu normatywnego Parlamentu Europejskiego i Rady UE, który obowiązuje od 25 maja br. i ujednolicił prawo w zakresie danych osobowych w całej Wspólnocie (tego samego dnia przestała w naszym kraju obowiązywać Ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 roku). Do tej pory dbaniem o przestrzeganie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w Polsce zajmowało się GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych), czyli instytucja aktualnie zastąpiona przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych).

 

Najogólniej mówiąc RODO ma sprawić, aby cały system ochrony danych (w skład których wchodzi też wizerunek) był jednakowy i spójny dla wszystkich krajów UE. Nowe przepisy zdecydowanie ograniczają możliwości handlowania danymi oraz przekazywania ich kolejnym podmiotom bez świadomości i wiedzy samych zainteresowanych - chroniąc w ten sposób przede wszystkim interesy jednostek. Pojawia się coś czego nie było, czyli prawo do „bycia zapomnianym”.

 

Czego to RODO chce od fotografa?

 

rodo w świecie fotografii

 

RODO wprowadza cały szereg zmian dotyczących wszystkich podmiotów, które przetwarzają dane osobowe,  w związku z działalnością zawodową, a więc także dla fotografów. Zamieszczasz zdjęcia z cudzym wizerunkiem na swojej stronie www, na blogu, w mediach społecznościowych, wysyłasz je na konkursy i drukujesz w portfolio? Trzymasz wykonane przez siebie fotografie na komputerze, w chmurze czy na innych nośnikach? Klienci podają Ci imię i nazwisko? Zamawiasz fotoalbumy, fotoksiążki, odbitki i inne fotoprodukty? Właściwie wszystkie te formy Twojej działalności regulowane są przez nowe przepisy. Przede wszystkim wynika to z faktu, że zgodnie z RODO (ale również zgodnie z wcześniej obowiązującą ustawą) wizerunek stanowi daną osobową. Musisz więc uświadomić sobie, że jako fotograf jesteś administratorem danych osobowych i jesteś za nie w pełni odpowiedzialny. I co teraz?

 

Sporo zależy od tego, w jaki sposób gromadziłeś i zabezpieczałeś dane osobowe do tej pory. Jeżeli w swojej dotychczasowej współpracy z klientami pamiętałeś o tym, aby stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, nie czeka Cię wielka rewolucja. W dalszym ciągu priorytetem jest odpowiednie gromadzenie i archiwizacja zgód na ich przetwarzanie. Pewnym modyfikacjom uległa jednak sama ich treść.

 

 

Niestety spora część fotografów pozostawała w opozycji do starych, bądź co bądź, przepisów (bo choć RODO obowiązuje obligatoryjnie od 25 maja 2018, wcześniej kwestie te regulowała wspominana już Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych). Jeśli jesteś w tej grupie, czeka Cię najwięcej pracy. No to co? Dasz radę! Po kolei!

 

1) ZBIERAJ ZGODY

 

Przede wszystkim prawo obliguje Cię, abyś przetwarzał dane osobowe w oparciu o odpowiednią podstawę. Podstawami tymi są np. konieczność wykonania umowy (zlecenia), konieczność wykonania określonego prawem obowiązku (np. wystawienie faktury), prawnie uzasadniony interes administratora, czy wreszcie zgoda podmiotu danych na przetwarzanie danych.  

Uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne, jeśli chcesz zamieścić zdjęcia klientów na swoim fanpage’u, lub stronie internetowej czy jakimkolwiek innym portalu typu social media w celu promocji własnych usług i reklamy. Podobnie, jeśli chciałbyś wysyłać swoim klientom ofertę na kolejne sesje lub inne informacje marketingowe na maila, bądź  telefonicznie (poprzez SMS) konieczna jest dodatkowa, kolejna zgoda. 

Na zbieraniu zgód nie kończy się jednak Twoje zadanie. Kolejny etap to właściwe przechowywanie danych osobowych.

 

2) ZABEZPIECZAJ DANE

 

Gromadzone przez Ciebie dane muszą być w pełni bezpieczne, nie może mieć do nich dostępu żadna osoba postronna. Może to być dla Ciebie szczególnie kłopotliwe, głównie jeśli pracujesz w domu i nie masz specjalnie wydzielonego, zamykanego biura. Masz jednak dostępne dwie opcje. Po pierwsze dokumenty możesz archiwizować w skoroszytach, teczkach czy segregatorach, czyli w sposób tradycyjny. Oczywiście wszystkie one powinny znajdować się w zabezpieczonym miejscu. Najlepiej mieć je w szafkach zamykanych na klucz lub szyfr.

 

Jeśli cenisz sobie wygodę, lub masz po prostu mało miejsca w biurze czy domu, do wyboru pozostaje także druga możliwość, czyli przechowywanie skanów w tak zwanej chmurze. Pozwala to także zaoszczędzić czas przeznaczony na poszukiwania, podczas ewentualnej kontroli. W tym przypadku Twoje pliki powinny zostać zabezpieczone np. hasłem. Pamiętaj też o tym, by korzystać z usług firm hostingowych pochodzących z Unii Europejskiej, a więc obszaru objętego polityką bezpieczeństwa określoną przez RODO. W innym przypadku, jeśli obejmie Cię kontrola, możesz niestety mieć spore kłopoty.

 

3) INFORMUJ

 

Każda osoba, której dane osobowe przetwarzasz, powinna uzyskać od Ciebie jasne informacje: jakie dane przetwarzasz, w jakim celu, jak długo to robisz i czy komuś je przekazujesz  oraz powinna być poinformowana o przysługujących jej prawach. Ważne jest, aby osoba miała dostęp do kompletu informacji dotyczących przetwarzania jej danych już w momencie ich podawania. I co bardzo istotne – masz również obowiązek odpowiedzieć na każde zapytanie klienta w kwestii ochrony jego danych osobowych w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania zapytania  (lepiej więc regularnie przeglądaj swoją pocztę elektroniczną).

 

Poniżej zamieszczamy przykładową treść klauzuli informacyjnej dla osoby zawierającej umowę i wyrażającej zgodę na rozpowszechnienie  wizerunku:

 

SPRAWDŹ PRZYKŁADOWĄ KLAUZULĘ INFORMACYJNĄ

 

4) SZANUJ

 

Twój klient ma prawo do wglądu w swoje dane osobowe, ma prawo do ich zmiany i może zażądać zaprzestania ich przetwarzania lub nawet całkowitego usunięcia, ponieważ „chce być zapomniany”. W ostatnim przypadku niestety oznacza to, że musisz skasować wszystkie zdjęcia oraz kopie zdjęć, na których jest wizerunek danej osoby. Oczywiście zanim to zrobisz, warto wcześniej doprecyzować tę kwestię z klientem. Może się okazać, że zależy mu tylko na usunięciu konkretnego ujęcia, a niekoniecznie całości materiału.

 

Musisz szanować wolę klienta. Czy jednak zawsze jesteś zobowiązany całkowicie usunąć wszelkie dane związane z konkretną osobą? Nie! Pamiętaj, że oprócz RODO obowiązują Cię przecież przepisy księgowo-podatkowe lub kodeksu cywilnego. Jeśli pomiędzy Tobą, a klientem doszło do rozliczeń finansowych powinieneś wraz z dokumentem sprzedaży posiadać stosowne dane klienta, w razie kontroli np. z Urzędu Skarbowego (powinieneś przechowywać te dane przez okres przedawnienia podatkowego, który według Ustawy Ordynacja podatkowa wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Ponadto, dane osobowe możesz również przetwarzać nadal w celu ochrony przed roszczeniami lub w celu dochodzenia swoich roszczeń. Termin na przetwarzanie danych osobowych upływa co do zasady w momencie upływu terminu przedawnienia danego roszczenia.

 

Masz wątpliwości? Chcesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje? Od tego jest właśnie UODO. Jego pracownicy powinni udzielić Ci odpowiedzi na wszystkie pytania.

 

Jak powinna wyglądać prawidłowo przygotowana zgoda?

 

 

Niezależnie od tego, czy będzie to zgoda na przetwarzanie danych osobowych, czy na przykład na rozpowszechnienie wizerunku koniecznie musi być:

  • dobrowolna - nie można zachęcać klienta do jej wyrażenia w zamian za np. zaoferowanie dodatkowych rabatów,czy rozszerzonych pakietów zdjęć,

  • konkretna - powinna precyzyjnie określać zakres działań, które zatwierdza klient,

  • świadoma - klient powinien być poinformowany co do wszelkich kwestii, na które wyraża zgodę,

  • jednoznaczna - nie może wprowadzać w błąd.

Należy również pamiętać, że na każdy cel przetwarzania powinna być udzielona odrębna i niezależna zgoda. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której w jednej zgodzie ujęto kilka kwestii (np. rozpowszechnienie wizerunku i marketing mailowy).

Bardzo istotne jest również to, że daka zgoda nie może być automatycznie, domyślnie zaznaczona na przykład na stronie internetowej.

Poniżej podajemy przykłady zgód do wykorzystania w umowie:

 

SPRAWDŹ PRZYKŁADOWE ZGODY

 

Radzimy Ci zebrać wszystkie te zgody i oświadczenia przy okazji zawierania umowy z klientem (można to zrobić w formie załącznika do umowy). Tak będzie z Twojej perspektywy najwygodniej. Ponadto każdy klient powinien otrzymać klauzulę informacyjną, której wzór zamieściliśmy powyżej. 

 

Czy wiesz, że zamawiając grawer dla klienta lub inną metodę personalizacji, rozpoczynasz proces przekazywania danych?

 

Czy fotograf powinien zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z firmami zewnętrznymi, z którymi już współpracuje?

 

 

Owszem, należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dlaczego? Ponieważ przekazanie cudzych zdjęć to przekazanie cudzych danych osobowych w postaci wizerunku. A w takim przypadku przepisy RODO nakładają na administratora obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotem, któremu administrator dane te przekazuje.

 

Jeżeli jesteś już naszym klientem, wystarczy wejść na stronę https://www.najlepszefoto.pl/rodo, gdzie możesz pobrać wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą powinieneś zgodnie z instrukcją, podpisać i odesłać do nas. Zwrotnie otrzymasz jeden egzemplarz podpisany przez przedstawicieli naszej firmy.

 

Co z fotografią szkolną?

 

O ile sesje ślubne nie stanowią zwykle wielkiego problemu, bo przecież zawierana jest umowa na ich wykonanie, o tyle wykonywanie zdjęć w podstawówkach, czy przedszkolach wygląda nieco inaczej. Po pierwsze nie zawsze zawierana jest pisemna umowa, a po drugie nie każdy rodzic decyduje się na zakup fotografii swojej pociechy. Wreszcie sami fotografowani nie zawsze mają pełną zdolność do czynności prawnych, a co za tym idzie, nie mogą zawierać umów z fotografami (do ukończenia 18-stego roku życia nie mogą podpisywać takich dokumentów). W takiej sytuacji rozwiązaniem jest pisemna zgoda przynajmniej jednego z rodziców lub opiekunów dziecka. Najlepiej  uzyskaj ją jeszcze przed przystąpieniem do wykonywania zdjęć np. podczas wywiadówki, czy wręczając dokumenty dzieciom, aby to one przekazały je dorosłym. Nigdy nie zostawiaj tego na sam koniec, ponieważ może się okazać, że Twoja cała praca poszła na marne.

ZOBACZ, JAK POWINNA WYGLĄDAĆ ZGODA NA SESJĘ DZIECKA


Należy przy tym pamiętać, że w przypadku gdy zgoda ma też umożliwiać wykorzystanie wizerunku dziecka dla celów marketingowych – należy dodać osobną zgodę marketingową (jak w przykładzie 1 i 3 powyżej).

Jeśli jesteś ciekawy, w jaki sposób sprzedawać reportaże szkolne CZYTAJ DALEJ.

 

Czy to RODO nas zje?

 

 

Bardzo dużo zależy od naszego podejścia do sprawy. Jeżeli potraktujesz temat poważnie i z należytą starannością zadbasz o prawidłowe zgody oraz ich archiwizację, możesz spać spokojnie.

 

W przeciwnym przypadku powinieneś liczyć się z wysokimi karami pieniężnymi. Ustawodawca przewiduje nawet 20 mln euro lub do 4% kwoty całkowitego rocznego obrotu. Na ostateczną wielkość kary ma także wpływ rodzaj przewinienia. Pamiętaj jednak, że zaufanie klientów może okazać się wyższą stawką, niż jakakolwiek waluta.

 

Podsumowując, to nie prawda, że jesteśmy w zupełnie nowej rzeczywistości. Po prostu nasze dane są lepiej chronione, a zmiana ma zapobiegać nadużyciom.

 

Owszem, dla Ciebie jako fotografa, może się to wydawać problematyczne i pewnie takie będzie. Jeśli jednak uporządkujesz wszystkie kwestie formalne, takie działania z pewnością staną się już twoim nawykiem i będziesz je wykonywać automatycznie.

Wioleta Panek

Komentarze

Dodaj komentarz

Graficzne pułapki CAPTCHA
Wprowadź znaki widoczne na obrazku.